Poświadczenie dokumentów urzędowych I.

Authentifizierung öffentlicher Urkunden I.
8. stycznia 2018 / Tetras Translations

Masz w ręku dokument urzędowy, którego żąda od Ciebie zagraniczny urząd, a nie wiesz, co znaczą pojęcia legalizacja, superlegalizacja, poświadczenie, uwierzytelnienie, Apostille? Nie przejmuj się, przygotowaliśmy zwięzłe zestawienie umów międzynarodowych oraz przykłady tego, jak postępować w pewnych sytuacjach. Zacznijmy.

Każde państwo ma własne przepisy prawa i własne procedury legalizacji dokumentów zagranicznych lub dokumentów, które mają być używane za granicą. Jeżeli chcemy, aby dokumenty prawne zostały uznane za granicą, muszą przejść przez kilkustopniowy proces uwierzytelnienia. Państwa coraz częściej starają się stworzyć jednolite formularze aktów stanu cywilnego, zawierać umowy
i konwencje, aby uprościć przewlekły i kosztowny proces poświadczania. Starania doprowadziły też do podpisania Konwencji Haskiej.

Konwencja Haska

Jeżeli państwo, z którego pochodzi dokument urzędowy oraz państwo, które żąda dokumentu, podpisały Konwencję znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z 5 października 1961 r., wymagane jest wyłącznie poświadczenie dokumentu w formie Apostille. Aktualizowana lista wszystkich 115 państw znajduje się na stronie www.hcch.net/en/instruments/conventions/. Należy ją dokładnie przejrzeć, jest w niej kilka wyjątków. Niektóre kraje wykorzystały bowiem prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przystąpienia innego kraju. Dlatego konwencja nie weszła w życie między niektórymi państwami, takimi jak np. Niemcy i Liberia lub Austria i Republika Dominikańska.

„Apostille to klauzula, która potwierdza wiarygodność podpisu i funkcję osoby, która podpisała dokument, a także autentyczność pieczęci lub odcisku pieczęci na dokumencie. Poświadczenie nie dotyczy treści dokumentu.“ (www.hcch.net)

Konwencja Haska pozwala uniknąć kosztownych formalności. Certyfikat Apostille powinien się znajdować bezpośrednio na dokumencie lub na jego załączniku (ang. „allonge“). Nazwa Apostille powinna być zawsze po francusku, ale tekst może być w języku urzędowym państwa, które wydaje poświadczenie, a także w drugim języku obcym (klauzulę tłumaczy tłumacz przysięgły). „Certyfikat Apostille można wydać również dla poświadczonej kopii dokumentu urzędowego. Konwencja nie obejmuje natomiast dokumentów wystawionych przez urzędników dyplomatycznych lub konsularnych oraz dokumentów administracyjnych bezpośrednio dotyczących czynności handlowych lub celnych.“ (Outline of the Convention). Konwencja dotyczy następujących dokumentów:

  • Pisma sądowe wydane przez organy sądowe państwa lub pracownika sądu, w tym dokumenty wydane przez oskarżyciela publicznego, referendarza sądowego lub doręczyciela pism procesowych
  • Dokumenty administracyjne
  • Akty notarialne
  • Poświadczenia urzędowe, umieszczane na dokumentach podpisywanych przez osoby prywatne, takie jak poświadczenia urzędowe potwierdzające rejestrację pisma lub fakt, że pismo istniało
    w określonym czasie; urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów

Proces poświadczenia w formie Apostille

Posiadacz dokumentu urzędowego wnioskuje u właściwego organu o poświadczenie oryginału lub notarialnie poświadczonego dokumentu w formie Apostille. Następnie przekazuje poświadczony dokument tłumaczowi przysięgłemu, który go tłumaczy, podpisuje i pieczętuje. Właściwy urząd, w którym tłumacz jest zarejestrowany, potwierdza następnie jego uprawnienia w formie poświadczenia Apostille.

Organy upoważnione do wydawania Apostille

Lista wszystkich organów, które zgodnie z konwencją upoważnione są do wydawania Apostille, jest dostępna, jak już podano powyżej, pod adresem www.hcch.net/en/instruments/conventions/. Każde państwo ma ich kilka. Na przykład na Słowacji Apostille może wydać wyłącznie organ wystawiający dokument. Lista znajduje się na stronach Ministerstwa Spraw Wewnętrznych pod adresem www.minv.sk. Wyjątki potwierdzają jednak regułę. W Wielkie Brytanii certyfikat Apostille dla wszystkich rodzajów dokumentów urzędowych wydaje tylko jeden organ – The Legalisation Office of the Foreign and Commonwealth Office.

Przykład: procedura poświadczania aktów stanu cywilnego w formie Apostille na Słowacji

  • Oryginał słowackiego aktu stanu cywilnego, który klient chce użyć za granicą, wydaje właściwy Urząd Stanu Cywilnego, w którego księgach wpisano daną czynność; nie może być on starszy niż 6 miesięcy
  • Właściwy Urząd Powiatowy poświadcza dokument w formie Apostille
  • Tłumacz przysięgły tłumaczy poświadczony dokument
  • Sąd Okręgowy, w którego rejestrze wpisany jest tłumacz przysięgły, poświadczy uprawnienia tłumacza przysięgłego w formie Apostille

Opłata sądowa za wydanie klauzuli Apostille przez każdy upoważniony organ wynosi 10 EUR, a dokumenty mają moc prawną w państwach, które podpisały Konwencję Haską dopiero po poświadczeniu obu dokumentów – oryginału i tłumaczenia.

Proces poświadczania innych dokumentów jest dostępny na stronie www.mzv.sk.

Dokumenty przeznaczone do użytku w państwach, które nie podpisały Konwencji Haskiej, podlegają procesowi legalizacji i superlegalizacji. Ten wyższy stopień poświadczenia oraz różne inne umowy międzypaństwowe zebraliśmy w kolejnym artykule pod tytułem Poświadczanie dokumentów urzędowych II.