POŚWIADCZENIE DOKUMENTÓW URZĘDOWYCH II.

POŚWIADCZENIE DOKUMENTÓW URZĘDOWYCH II.
29. stycznia 2018 / Tetras Translations

W poprzednim artykule zajmowaliśmy się certyfikatem Apostille, który zastępuje długi i kosztowny proces kilkustopniowego poświadczania dokumentów urzędowych. Taki sam cel mają konwencje ICCS i umowy dwustronne między poszczególnymi państwami. Przyjrzymy się też dokładniej poświadczeniu konsularnemu. Przedstawimy pomocne wskazówki, jak przygotować się do procesu legalizacji i superlegalizacji.

1. Konwencje organizacji międzyrządowej ICCS

Celem Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego jest uproszczenie współpracy w zakresie dokumentów dotyczących stanu cywilnego. Konwencje wspierają wymianę informacji między poszczególnymi Urzędami Stanu Cywilnego poprzez stworzenie standaryzowanych formularzy. Są wielojęzyczne lub kodowane i uznawane z pełną mocą prawną bez tłumaczenia lub legalizacji na terytorium każdego z państw, będących stronami umowy. Ostatnio podpisaną jest Konwencja ICCS nr 34 w sprawie wydawania wielojęzycznych i kodowanych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego oraz wielojęzycznych i kodowanych zaświadczeń dotyczących stanu cywilnego. Zaktualizowana lista państw, w których obowiązują konwencje organizacji międzyrządowej, znajduje się na stronie www.ciec1.org.

Konwencja ICCS nr 16 w sprawie wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego

Konwencja obowiązuje w następujących państwach: Belgia, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Czarnogóra, Estonia, Francja, Holandia (część europejska), Chorwacja, Republika Zielonego Przylądka, Litwa, Luksemburg, Macedonia, Mołdawia, Niemcy, Polska, Portugalia, Austria, Rumunia, Słowenia, Serbia, Hiszpania, Szwajcaria, Włochy, Turcja.

2. Umowy dwustronne o pomocy prawnej

Państwa zawierają między sobą także tzw. umowy dwustronne o pomocy prawnej. Uzgadniają specjalne warunki i wymogi dotyczące dokumentów urzędowych i legalizacji. Lista państw, między którymi zostały zawarte, jest dostępna online. Nie wszystkie z nich muszą koniecznie dotyczyć legalizacji dokumentów i nie wszystkie muszą być wzajemne. Jako przykład możemy podać umowę dwustronną między Słowacją i Włochami, która obowiązuje w jedną stronę. Włochy nie uznają słowackich aktów stanu cywilnego i wymagają poświadczenia w formie Apostille. Z drugiej strony, włoskie akty stanu cywilnego, które mają być używane na Słowacji, nie muszą być poświadczane.

3. Poświadczenie konsularne

Dokumenty urzędowe, których chcemy użyć w państwie nieobjętym żadną z powyższych konwencji, podlegają procesowi legalizacji (poświadczenie podstawowe) i superlegalizacji (wyższy stopień poświadczenia).

Przykład – poświadczenie konsularne dokumentu wystawionego przez Urząd Stanu Cywilnego na Słowacji w celu jego użycia za granicą
  • Oryginał słowackiego aktu stanu cywilnego, który klient chce użyć za granicą, wydaje właściwy Urząd Stanu Cywilnego – nie może on być on starszy niż 6 miesięcy
  • Właściwy Sąd Rejonowy poświadcza dokument
  • Dokument urzędowy legalizuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych i Europejskich Republiki Słowackiej
  • Akt stanu cywilnego przekazuje się tłumaczowi przysięgłemu do tłumaczenia
  • Właściwy Sąd Okręgowy potwierdza uprawnienia tłumacza przysięgłego
  • Poświadczone w ten sposób dokumenty przedkłada się do dalszego poświadczenia Wydziałowi Konsularnemu słowackiego MSZ
  • Po poświadczeniu przez Wydział Konsularny dokumenty przedkłada się w ambasadzie kraju, w którym będą używane

Każdy dokument urzędowy wydany na Słowacji powinien być na samym końcu poświadczony przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych i Europejskich RS = legalizacja. Następnie należy przedłożyć dokument do tzw. superlegalizacji w ambasadzie państwa, w którym dokument będzie używany. Opłata administracyjna za każdą operację legalizacji wynosi 20 €; opłatę można wnieść wyłącznie w formie „potwierdzenia uiszczenia opłaty administracyjnej/sądowej” (tzw. elektroniczny znaczek skarbowy z kodem QR) i można ją uiścić tylko w oddziałach słowackiej poczty.

Poświadczenie konsularne dokumentu w Niemczech w celu jego użycia za granicą

Legalizację w Niemczech przeprowadza placówka konsularna lub dyplomatyczna państwa,
w którym dokument ma być używany. Ambasada sama wybiera metodę oceny autentyczności dokumentu. Ponieważ w Niemczech jest kilka organów, które wydają dokumenty urzędowe dla placówek konsularnych innych państw, trudno byłoby śledzić je na bieżąco. Dlatego ambasady wymagają podstawowego poświadczenia dokumentu przez niemiecki organ, a czasami także kolejnego poświadczenia – uwierzytelnienia, które potwierdza autentyczność dokumentu.

System udzielania podstawowego poświadczenia nie jest identyczny w różnych krajach związkowych. Zwraca się na to uwagę także na stronie internetowej www.auswaertiges-amt.de, która zaleca kontaktować się z organem, który wydał dokument. Udostępniono tam również informacje dotyczące legalizacji dokumentów urzędowych i państw, z którymi Niemcy uzgodniły specjalne warunki poświadczania.

4. Jak przygotować dokument do tłumaczenia?

Każde państwo ma stronę internetową z informacjami dotyczącymi wyższych stopni poświadczania dokumentów. Nie zapominajmy, że dokument należy przedłożyć do tłumaczenia (przez tłumacza przysięgłego).

Ważny jest właściwy wybór tłumacza przysięgłego, lub też tłumacza „bez pieczątki”. Zwróciliśmy się do Urzędu Stanu Cywilnego w Popradzie, który potwierdził, iż Słowacja wymaga, aby zagraniczny dokument przeznaczony do użytku na Słowacji był przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego, zarejestrowanego w naszym kraju. Jeżeli chodzi o inne państwa, zalecamy kontakt z zagranicznym urzędem w celu ustalenia sposobu postępowania.

W Niemczech tłumaczenia nie są traktowane jak dokumenty urzędowe. Ich statusu nie zmienia także pieczątka tłumacza przysięgłego. Prezes danego sądu może jednak poświadczyć tłumaczenie. W ten sposób potwierdza, że tłumacz jest tłumaczem przysięgłym lub „wykwalifikowanym” specjalistą. Tłumaczenia sporządzone w Niemczech nie muszą być jednak uznawane w innych państwach. Wszystko zależy od przepisów prawa obowiązujących w danym państwie.

5. Kilka przydatnych adresów stron internetowych:

Na następujących stronach internetowych podano instrukcje dotyczące procedury legalizacji poszczególnych typów dokumentów.

Słowacja

https://www.minedu.sk/apostille-superlegalizacia/

https://www.mzv.sk/cestovanie-a-konzularne-info/doklad-vydany-v-sr-na-pouzitie_v-cudzine

Hiszpania

http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/SiEstasEnElExtranjero/Paginas/Legalizaciones.aspx

Niemcy

http://www.auswaertiges-amt.de/DE/Startseite_node.html

Wielka Brytania

http://www.legalisationoffice.org.uk/

Stany Zjednoczone

https://travel.state.gov/content/travel/en/legal-considerations/judicial/authentication-of-documents/office-of-authentications.html