Kodeks Etyczny

Kodeks Etyczny

Grupa Tetras to międzynarodowy podmiot z ponad 20-letnim doświadczeniem

w branży tłumaczeń technicznych, który od dawna plasuje się w rankingu stu najlepszych biur tłumaczeń na świecie. Jesteśmy świadomi naszej odpowiedzialności wobec partnerów, dlatego z dumą przedstawiamy Kodeks Etyczny grupy Tetras.

Prawa człowieka i warunki pracy

► Dyskryminacja, przemoc i molestowanie

Grupa Tetras tworzy środowisko zapewniające równe traktowanie pracowników.

W żaden sposób nie dyskryminuje i nie toleruje dyskryminacji swoich pracowników ze względu na rasę, płeć, wiek, wyznanie lub religię, niepełnosprawność, orientację seksualną, narodowość lub przynależność do grupy etnicznej lub z jakiegokolwiek innego powodu wymienionego w ustawie antydyskryminacyjnej.

Bezwzględnie wyklucza wszelkie formy przemocy, nękania fizycznego lub psychicznego w miejscu pracy i tworzy bezpieczne środowisko pracy dla wszystkich pracowników.

Grupa Tetras nie zezwala i nie toleruje w miejscu pracy niewłaściwego zachowania werbalnego, niewerbalnego lub fizycznego o charakterze seksualnym, to znaczy molestowania ze strony pracodawcy lub któregokolwiek z pracowników.

► Praca przymusowa, niewolnictwo i handel ludźmi

Każda praca powinna być dobrowolna, a pracownik ma prawo do rozwiązania umowy o pracę w dowolnym czasie na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa. Pracownicy powinni pozostawać w formalnym stosunku pracy na mocy zawartej umowy o pracę lub innej umowy, w której w sposób zrozumiały zdefiniowano warunki pracy.

Grupa Tetras przestrzega Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej, która zabrania niewolnictwa, pracy przymusowej, handlu ludźmi, tortur oraz poniżającego niehumanitarnego zachowania lub karania.

► Praca dzieci

Grupa Tetras nie zatrudnia osób w wieku poniżej granicy określonej w przepisach prawa danego kraju. Jeżeli granica wieku nie została określona, granicę tę ustala się na 15 lat. Zatrudnionym młodocianym (15–18 lat) należy zapewnić warunki pracy odpowiednie do ich wieku oraz chronić ich przed wyzyskiem ekonomicznym lub pracą, która mogłaby stwarzać zagrożenie dla ich bezpieczeństwa, zdrowia lub rozwoju fizycznego, psychicznego, moralnego i społecznego, lub dla ich edukacji.

► Wynagrodzenie, czas pracy i środowisko pracy

Grupa Tetras zobowiązuje się do wypłaty pracownikom wynagrodzenia w uzgodnionym terminie i zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju, na warunkach ustalonych w umowie.

Praca w godzinach nadliczbowych nie może przekraczać liczby godzin określonej w przepisach prawa.

Grupa Tetras tworzy dla swoich pracowników bezpieczne i nieszkodliwe dla zdrowia środowisko pracy, wdrażając wymogi BHP w miejscu pracy w celu ochrony zdrowia pracowników i zapobiegania urazom, wypadkom i chorobom zawodowym. Zapewnia również regularne szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla wszystkich pracowników, aby uświadomić im ryzyka związane z wykonywaną przez nich pracą.

► Łapówki i korupcja

Grupa Tetras przestrzega obowiązujących przepisów prawa krajowego i międzynarodowego, dotyczących walki z korupcją i łapówkarstwem. Nie przyjmuje, nie żąda, nie obiecuje bezpośrednio ani przez pośrednika dla siebie lub osoby trzeciej łapówki za działanie lub powstrzymanie się od działania, w celu wywarcia wpływu na akt urzędowy lub też uzyskania nienależnej korzyści. Odrzuca również wszelkie formy faworyzowania swoich znajomych, powiązanych grup i krewnych.

► Dokumentacja finansowa

Grupa Tetras realizuje swoją działalność w sposób przejrzysty i prowadzi dokumentację księgową i finansową firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i międzynarodowymi standardami sprawozdawczości finansowej.

► Konkurencja

Grupa Tetras prowadzi i egzekwuje sprawiedliwe i zgodne z prawem praktyki w zakresie konkurencji w celu zapewnienia równych szans dla przedsiębiorstw, przestrzeni dla innowacji i rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw. Działa tak, aby przyczynić się do rozwoju zdrowego środowiska biznesowego oraz aby przestrzegać zasad wolnej konkurencji.

► Konflikt interesów

Grupa Tetras unika sytuacji, w których dochodzi do konfliktu interesów pracowników i członków ich rodzin z interesami grupy Tetras. Konflikt interesów lub pozorny konflikt podważa reputację i dobre imię grupy i osłabia zaufanie ze strony naszych klientów i dostawców.

► Tajemnica handlowa i ochrona danych osobowych

Grupa Tetras kładzie nacisk na ochronę tajemnicy handlowej i informacji poufnych. Za informacje poufne uważa się wszelkie informacje, które nie zostały ujawnione przez grupę Tetras. Jej obowiązkiem jest ochrona informacji pozyskanych od partnerów biznesowych, które są niezbędne do realizacji zleceń, dlatego też wdrożyła środki techniczne i umowne mające na celu zapobieganie wyciekom informacji poufnych ze strony grupy Tetras i jej dostawców.

Grupa Tetras bardzo rygorystycznie podchodzi do problematyki ochrony danych osobowych swoich pracowników zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, a w ramach grupy wprowadzono ścisłe procedury i kompetencje osób odpowiedzialnych za przetwarzanie danych osobowych. Osoby pracujące z danymi osobowymi przechodzą regularne szkolenia, aby uzyskać najnowszą wiedzę i umiejętność zastosowania jej w praktyce.

Ochrona środowiska

Grupa Tetras kładzie nacisk na ochronę środowiska i zapobieganie zanieczyszczeniom, a także na dążenie do zrównoważonego rozwoju z uwzględnieniem interesów przyszłych pokoleń.

W ramach swojej działalności stara się zachować równowagę między interesami ekonomicznymi i środowiskowymi, podejmując środki, których celem jest redukcja zagrożeń dla środowiska. Przestrzegając powszechnie obowiązujących przepisów prawa dąży do złagodzenia wpływu swojej działalności na środowisko.

Kodeks Etyczny Pracowników

Podstawą sukcesu grupy Tetras jest kultura korporacyjna całej grupy Tetras, którą charakteryzuje uczciwość, prospołeczne podejście i etyczne zachowanie pracowników. Wymogi etyczne, które odnoszą się do działań i zachowań pracownika w trakcie wykonywania przez niego obowiązków określonych dla danego stanowiska, są coraz bardziej złożone. Zdefiniowanie kompetencji pracowników wyznacza przestrzeń dla szerokich ram zachowań etycznych pracowników grupy Tetras. Ramy te obejmują przestrzeganie standardów, przepisów prawa i specyficznych wymagań dotyczących zachowań etycznych, a także międzynarodowych norm ISO 9001:2015 i 17100:2015, których przestrzeganie jest fundamentem sukcesu biznesowego. Wszystkie te zasady stosujemy w ramach grupy Tetras i zobowiązujemy się do ich stosowania wobec osób trzecich. Nasz Kodeks Etyczny Pracowników jest zawsze aktualny. Staramy się wnosić do niego coraz to nowe standardy dotyczące etycznego postępowania. Na bieżąco uzupełniamy go o nowe przepisy prawa, które pomagają nam lepiej zdefiniować normy. Bycie częścią grupy Tetras i współtworzenie jej tożsamości wymaga od każdej zaangażowanej jednostki przyjęcia pewnej odpowiedzialności. Mamy świadomość, że wszelkie uchybienia w profesjonalnym postępowaniu mogą przekreślić sukces biznesowy, a nawet zaszkodzić budowanej przez dekady reputacji grupy. Normy postępowania muszą być przestrzegane. Nie będą tolerowane żadne zachowania, które naruszają lub zagrażają interesom grupy Tetras.

Postanowienia ogólne: W przypadku poważnego naruszenia, wymagającego podjęcia decyzji etycznych, należy wcześniej odpowiedzieć na następujące pytania, w celu określenia kolejnych kroków:

1. W czym tkwi problem? Dlaczego ta sytuacja budzi we mnie niepokój? Czy rzeczywiście nie wiem, co robić, czy po prostu nie chcę zrobić tego, co uważa się za słuszne?
2. Kogo jeszcze dotknie moja decyzja? Jakie są potencjalne konsekwencje mojej decyzji dla mojego przełożonego, kolegów, klientów, dostawców, społeczności lokalnych, innych zaangażowanych podmiotów zewnętrznych i całej grupy Tetras?
3. Jak się czuję po podjęciu takiej decyzji? Czy mogę otwarcie i z czystym sumieniem rozmawiać o mojej decyzji ze swoją rodziną, przyjaciółmi i kolegami?
4. Czy potrafię w razie potrzeby uzasadnić swoją decyzję?
5. Jak bym się czuł/-a, gdyby taka sama decyzja innej osoby dotknęła mnie samego/-ej?
6. Jak bym się czuł/-a, gdyby moja decyzja pojawiła się w nagłówkach gazet?
7. Co o tej kwestii mówią kodeks, ustawy i przepisy?

Jeżeli masz wątpliwości, zwróć się do przełożonego! Każda osoba jest odpowiedzialna za swój głos wyrażony w odpowiednim momencie, gdy sytuację można jeszcze naprawić. Zasady te stanowią również podstawę naszego Kodeksu Etycznego Pracowników, który wyjaśnia, co wytyczne i zasady korporacyjne oznaczają w naszej codziennej pracy, jakie są ich praktyczne i konkretne korzyści.
Ogólnie rzecz biorąc, w naszej firmie pracujemy tak, aby wzbudzać w ludziach zaufanie. Zaufanie jest podstawą codziennej współpracy z naszymi partnerami. O ile budowanie zaufania to długotrwały i wymagający proces, o tyle stracić je można w jednej chwili. To właśnie leży u podstaw Kodeksu Etycznego Pracowników. Dzięki temu dokumentowi możemy budować i zdobywać zaufanie w naszej codziennej pracy. Wskazuje on również konkretne przykłady niedopuszczalnych zachowań, które stanowiłyby lekkomyślne igranie z zaufaniem społecznym do naszej grupy.

Zasada 1 Zobowiązanie wobec klienta

a) Pracownicy wyrażają swój stosunek do klientów, tłumaczy i opinii publicznej głównie poprzez jakość swojej pracy i sposób zachowania. Pracownicy muszą się zachowywać w taki sposób, aby w trakcie swojej pracy i poza nią unikać dyskredytowania lub dyskryminowania klientów, innych pracowników, kadry kierowniczej ze względu na płeć, relacje rodzinne, status społeczny, religię lub wyznanie.
b) Pracownicy mają obowiązek zachowywać się tak, aby zgodnie z dobrymi obyczajami nie dopuszczać się napastowania, molestowania seksualnego, represjonowania lub podżegania do dyskryminacji.
c) Pracownicy są zaangażowani w zachowanie godności naszych klientów. Promują formę otwartej komunikacji. Szanują i bronią praw naszych klientów i tłumaczy, przyjęcia lub odrzucenia proponowanego tłumaczenia i prawa do informacji. W sposób zrozumiały i terminowo informują klienta o postępach w realizacji danego projektu, o tłumaczeniu. Dbają o to, aby klient zrozumiał cały proces i oczekiwany rezultat projektu.
d) Obowiązuje ich poufność zarówno po zakończeniu projektów, jak i po rozwiązaniu stosunku pracy.
e) Szanują prawa klientów do profesjonalnego podejścia w zakresie odpowiadania na ich potrzeby podczas realizacji projektów.
f) Tworzą w firmie przyjemny i bezpieczny klimat, który pozwala na zaspokojenie indywidualnych potrzeb klienta z poszanowaniem jego osobowości, stylu życia, potrzeb duchowych i godności ludzkiej.
g) W żadnym przypadku nie zajmują się wewnętrznymi sprawami firmy Tetras GmbH w obecności klienta.
h) Stale doskonalą kwalifikacje, umiejętności i postawy w swoim zawodzie oraz dbają o wszechstronny rozwój swojej osobowości.

Zasada 2 Zobowiązanie pracowników wobec stanowiska pracy

a) Pracownicy są lojalni wobec swojego pracodawcy, wobec swojej firmy oraz innych podmiotów założonych przez właściciela firmy. Lojalność pracowników polega w szczególności na respektowaniu interesów całej grupy Tetras.
b) Pracownicy są zobowiązaniu do unikania wszelkich działań, które mogłyby mieć negatywny moralny, finansowy lub inny wpływ na całą grupę Tetras, w tym na jej dobre imię.
c) W każdej sytuacji starają się porozumieć ze sobą z szacunkiem i zgodnie z zasadami moralnymi i etycznymi. Zobowiązują się do dzielenia się ze sobą wieloletnim doświadczeniem i wiedzą.
d) W przypadku powstania niejasności lub nieporozumień w trakcie wykonywania swoich obowiązków, kierownictwo grupy Tetras będzie dążyć w pierwszej kolejności do znalezienia polubownego rozwiązania.
e) Swoim zachowaniem i postawami budują zdrowe i spójne środowisko w całej firmie. Zarząd, marketing, kierownictwo firmy, pracownicy wewnętrzni i zewnętrzni oraz tłumacze nie mogą bez siebie istnieć, dlatego wykazują wzajemny szacunek i poważanie.
f) Cenią i aktywnie promują dobre relacje międzyludzkie ‒ zarówno między przełożonymi i podwładnymi, jak i w ramach profesjonalnego zespołu międzynarodowego. Wobec każdego zachowują się uprzejmie i pomocnie.
g) Nie wolno im dyskredytować kwalifikacji zawodowych, wiedzy, świadczonych usług i postawy tłumaczy, kierowników zespołów, kadry zarządzającej i innych pracowników, ani też wygłaszać o nich obraźliwych uwag, komentować w niestosowny sposób działań innych pracowników, w szczególności w obecności klientów i osób trzecich.
h) Współpracując w zespole osiągają wspólny sukces, który zależy od jakości i odpowiedzialności pracy każdego z nich.
i) Poprzez koordynację procesów zapewniają ich efektywność i optymalnie wykorzystują wszelkie powierzone im zasoby. Wykonują wyłącznie takie czynności, które są zgodne z ich kompetencjami.
j) Szanują decyzje przełożonych, o ile nie są one sprzeczne z dobrymi obyczajami, międzynarodowymi normami ISO 9001:2015 i 17100:2015 lub przepisami prawa Republiki Słowackiej.
k) Pracownicy starają się efektywnie wykorzystywać zasoby naturalne i w maksymalnym możliwym stopniu ograniczają ich marnotrawienie, przyczyniając się tym samym do realizacji strategii zrównoważonego rozwoju UE.
l) Pracownicy mają obowiązek segregacji odpadów w miejscu pracy, zwiększając w ten sposób odsetek odpadów przeznaczonych do recyklingu, tym samym aktywnie przyczyniając się do ochrony środowiska.

Zasada 3 Zobowiązanie wobec pracowników firmy lub tłumaczy

a) Kadra kierownicza formułuje misję i wizję firmy z uwzględnieniem perspektywy pracowników.
b) Prowadzi i motywuje pracowników do odpowiedzialnego i uczciwego wykonywania swojej pracy.
c) Aktywnie uczestniczy we wdrażaniu systemu CRM i Tetrasoft, kontroluje jego jakość i, co równie istotne, dąży do jego ciągłego udoskonalania.
d) Stwarza warunki mające zapewnić zdrowe i spójne środowisko w całej grupie. Stara się stworzyć przyjazną atmosferę pracy. Zachowuje w poufności dane osobowe pracowników.
e) Opracowuje projekty ciągłego podnoszenia jakości pracy, w szczególności w zakresie wykonywania specjalistycznych tłumaczeń technicznych, stwarza atmosferę i warunki do osiągania pożądanych zmian w świetle szybko zmieniających się warunków zewnętrznych.
f) Monitoruje wiedzę, umiejętności pracowników, ich potencjał i stwarza warunki do ich rozwoju. Pracownikom grupy Tetras umożliwia rozwój zawodowy i karierę, dbając o ich godziwe wynagradzanie.
g) Rozwija dialog między pracownikami, tłumaczami i kadrą zarządzającą firmy. Szanuje opinie pracowników, dba o ich potrzeby i pomaga im osiągać osobiste cele.
h) Aktywnie stwarza warunki i środowisko chroniące pracowników i tłumaczy, w tym procedury i zasady chroniące ich przed agresywnym lub nieetycznym zachowaniem ze strony klientów i opinii publicznej.

Postanowienia końcowe

Pracownicy grupy Tetras, którzy zgłaszają nieetyczne zachowanie, nie mogą podlegać karze. Pracownicy mają obowiązek zgłosić każde znane im naruszenie lub potencjalne naruszenie Kodeksu Etycznego. Pracownicy zgłaszają naruszenie Kodeksu Etycznego swojemu bezpośredniemu przełożonemu, kolejnemu wyższemu przełożonemu zgodnie ze strukturą organizacyjną, kierownikowi działu personalnego lub anonimowo. Zgłoszenia należy dokonać ustnie, telefonicznie lub pisemnie. Każda osoba, której zgłoszono naruszenie Kodeksu Etycznego, jest zobowiązana zagwarantować zgłaszającemu anonimowość. Ujawnienie tożsamości jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą zgłaszającego. Każda osoba, której zgłoszono naruszenie Kodeksu Etycznego, ma obowiązek zająć się zgłoszeniem i podjąć działania w ramach swoich kompetencji. Grupa Tetras nie będzie tolerować żadnych sankcji wobec osób, które w dobrej wierze zgłosiły nieprawidłowości związane z przestrzeganiem Kodeksu Etycznego.
Firma Tetras GmbH zastrzega sobie prawo do zmian i uzupełnień niniejszego Kodeksu Etycznego. Zmianę taką opublikuje na swojej stronie internetowej, podając datę jej wejścia w życie.

Niniejszy Kodeks Etyczny wchodzi w życie w dniu 6. 4. 2023.